Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Sylva Technologies GmbH
vertreten durch Louis-Alexander Ludwig (Geschäftsführer)
Schlüterstraße 72A
10625 Berlin
Deutschland

E-Mail: gruender@getsylva.de
Telefon: +49 160 93884500

Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an:
E-Mail: datenschutz@getsylva.de

Welche Daten werden verarbeitet?

• Wenn Sie uns kontaktieren, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und Nachricht zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.
• Bei der Nutzung unserer Formulare (z.B. Beratungsanfrage) werden die von Ihnen eingegebenen Daten gespeichert.
• Wir verwenden Analyse-Tools für Produktanalyse und zur Verbesserung der Nutzererfahrung. Dabei werden anonymisierte Nutzungsdaten erhoben.
• Bei Terminbuchungen über unser Buchungssystem werden Ihre Kontaktdaten und Terminpräferenzen verarbeitet.

Terminbuchungssystem (Cal.com)

Für die Terminbuchung nutzen wir den Dienst Cal.com. Dabei werden Ihre Kontaktdaten an Cal.com übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Cal.com.

KI-gestützte Sprachverarbeitung und Telefonie

Wir setzen KI-gestützte Anrufagenten ein, um Terminvereinbarungen und Serviceanfragen zu bearbeiten. Dabei werden Telefonanrufe mit Ihrer Einwilligung aufgezeichnet und mittels künstlicher Intelligenz verarbeitet.

Zweck der Verarbeitung:

• Terminvereinbarung und -verwaltung
• Bearbeitung von Serviceanfragen
• Verbesserung der Servicequalität
• Dokumentation der Kommunikation

Verarbeitete Daten:

• Metadaten (Anrufdatum, -uhrzeit, -dauer, Telefonnummer)
• Transkripte der gesprochenen Inhalte
• Aus dem Gespräch extrahierte Informationen (z.B. Terminwünsche, Kontaktdaten)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen)

Speicherdauer: Aufzeichnungen und Transkripte werden für maximal 90 Tage gespeichert, sofern keine längere Aufbewahrung aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Metadaten können für statistische Zwecke in anonymisierter Form länger gespeichert werden.

Weitergabe an Dritte und eingesetzte Technologien:

Zur Bereitstellung der KI-Telefonie nutzen wir ElevenLabs mit Datenresidenz in Europa für alle sprachbezogenen Verarbeitungen:

• Speech-to-Text (Spracherkennung)
• Text-to-Speech (Sprachsynthese)
• KI-Sprachmodelle zur Gesprächsführung

Datenresidenz: Alle Sprachdaten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Es findet keine Übermittlung von Sprachdaten in Drittländer statt.

Automatisierte Entscheidungsfindung: Die KI-Telefonie nutzt automatisierte Verarbeitung zur Gesprächsführung. Wichtige Entscheidungen (z.B. Vertragsabschluss) werden jedoch nicht ausschließlich automatisiert getroffen. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, mit einem menschlichen Mitarbeiter zu sprechen.

Ihre Rechte: Sie können Ihre Einwilligung zur Aufzeichnung jederzeit widerrufen. Bei einem Widerruf während des Gesprächs wird die Aufzeichnung beendet und gelöscht. Zudem haben Sie das Recht auf Auskunft über die gespeicherten Aufzeichnungen und Transkripte sowie auf deren Löschung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Rechtsgrundlagen gemäß DSGVO

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahme)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen)

Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Kontaktanfragen werden nach 1 Jahr gelöscht, sofern keine geschäftliche Beziehung entstanden ist.

Übermittlung in Drittländer

Einige unserer Unterauftragnehmer haben ihren Sitz in den USA. Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage von Angemessenheitsbeschlüssen der EU-Kommission oder geeigneten Garantien (z.B. Standardvertragsklauseln).

Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten.
Kontakt: gruender@getsylva.de

Löschung Ihrer Daten

Um die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu beantragen, senden Sie bitte eine E-Mail an: datenschutz@getsylva.de

Wir werden Ihre Anfrage innerhalb der gesetzlichen Fristen bearbeiten und Sie über die durchgeführten Maßnahmen informieren.

Hosting

Diese Website wird auf einer Drittplattform gehostet. Es gelten zusätzlich die Datenschutzrichtlinien des Hosting-Providers (Vercel).

Produktanalyse

Wir verwenden Analyse-Tools für Produktanalyse und zur Verbesserung der Nutzererfahrung. Dabei werden anonymisierte Nutzungsdaten erhoben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung unserer Website)

Sie können der Erfassung jederzeit widersprechen, indem Sie uns per E-Mail kontaktieren.

Liste der Unterauftragnehmer

• OpenAI, Inc. (USA): KI-Modelle und Sprachverarbeitung
• ElevenLabs, Inc. (USA, Datenresidenz in Europa): Sprachverarbeitung
• Vercel Inc. (USA): Frontend-Hosting und CDN
• Supabase, Inc. (USA): Datenbank, Edge-Functions und Authentifizierung
• MINDBAZ / Sweego (Frankreich): Transaktionale E-Mails und SMS
• PostHog, Inc. (USA): Produktanalyse und Nutzerverhalten (anonymisiert)
• easybell GmbH (Deutschland): Telefonanbieter
• Alphabet Inc. / Google (USA): Google Places API
• Cal.com, Inc. (USA): Terminbuchungssystem